3.4.5. Remboursement de frais à la suite d’une erreur administrative

Tous frais réclamés à la suite d’une erreur administrative doivent être justifiés par une facture, un reçu ou un document indiquant les frais payés. Dans le cas d’un jugement prononcé par un tribunal et ordonnant, exclusivement ou entre autres choses, à la Société de procéder au remboursement de certains frais, l’original du jugement tient lieu de pièce justificative.

Sauf s’il s’agit d’un jugement prononcé par un tribunal et ordonnant à la Société de rembourser les frais, toute demande de remboursement consécutive à une erreur administrative doit répondre aux critères suivants :

• • l’analyse du dossier doit clairement démontrer qu’une erreur a effectivement été commise par la Société;

• • les frais réclamés doivent découler directement de l’erreur commise;

• • les frais payés par le client étaient absolument nécessaires pour qu’il puisse respecter ses obligations;

• • le remboursement ne peut excéder 3 ans, et ce, conformément au Code civil.

Seuls les frais payés par le client pour régulariser sa situation à la suite d’une erreur administrative sont admissibles au remboursement.

À titre d’exemple, mentionnons les cas suivants :

• • frais correspondant à une exigence préalable à l’obtention d’un service qui s’avère non requis :

• inspection mécanique et conformité technique;
• rapport médical, examen visuel;
• rapport de police;
• cautionnement (commerçant);

• licence de commerçant-recycleur• examens de compétence à la Société;
• frais d’envoi et de reproduction de documents;
• frais de transaction bancaire;

• • frais d’interurbain

• frais de déplacement :
• taxi;
• location de voiture pour les déplacements dans un rayon de 50 km et plus;
• forfait de kilométrage (au tarif gouvernemental québécois);
• location d’un véhicule de catégorie et de capacité équivalentes à celles du véhicule saisi (lorsque ce dernier n’est pas un véhicule de promenade) ou forfait de kilométrage (au tarif gouvernemental québécois);

• • pour une période n’excédant pas la durée de la saisie;

• • frais pour mettre ou conserver un véhicule hors du réseau routier, seulement si requis par un agent de la paix :

• • remorquage

• entreposage, jusqu’à ce que la remise en possession soit autorisée par la Société – le client est responsable de l’acquittement des frais de remisage supplémentaires
causés par son retard à récupérer le véhicule;

• constats d’infraction, sur preuve du paiement et seulement lorsque la demande  d’annulation, faite par la Société au nom du client, n’a pas déjà été obtenue;

• frais de Cour, sur ordonnance de la Cour seulement;
• heures de travail :
• si le service ne peut en aucune façon être obtenu en dehors des heures normales de
travail;
• heures de travail perdues en raison de l’erreur commise ou, dans le cas d’un travailleur autonome, un équivalent en heures de travail perdues – au tarif démontré par le client ou, à défaut, selon les modalités de calcul prévues par la Loi sur l’assurance automobile aux fins du versement de certaines indemnités relatives aux dommages corporels;
• frais de garde d’enfants;
• frais d’hébergement (au tarif gouvernemental québécois), dans les cas où le véhicule saisi faisait office de « lieu d’hébergement »;
• frais de récupération de biens :
• frais de location d’un véhicule ou forfait de kilométrage (voir « frais de déplacement »);
• heures de travail;
• frais d’entreposage dans le cas où les biens doivent être conservés dans des conditions particulières.
Lorsque les sommes réclamées paraissent abusives, une compensation jugée raisonnable peut être octroyée.

Certains frais ne sont pas admissibles à un remboursement :
• frais excédant une période de 3 ans;
• frais d’avocat – c’est le choix du client de recourir aux services d’un avocat;
• frais de subsistance;
• perte de biens pendant la saisie d’un véhicule – les biens personnels peuvent être
récupérés par le propriétaire au moment de la saisie;
• compensation financière pour perte de revenus et dommages subis, à moins qu’un
jugement définitif rendu en faveur du client ne l’ordonne;
• frais payés après la fin de la saisie2 – le propriétaire est responsable de la récupération de son véhicule.

Lorsqu’un jugement prononcé par un tribunal ordonne à la Société de rembourser, le chèque à produire doit respecter les délais consentis par le jugement (20 jours de la date du prononcé du jugement dans le cas de la Cour des petites créances). Dans les cas où la production du chèque ne peut respecter ces délais, l’émission d’un chèque manuel est immédiatement requise.

2. La saisie du véhicule prend fin après une période de trente jours. Elle peut également prendre fin avant l’expiration du délai de trente jours, sur l’autorisation d’un juge de la Cour du Québec ou à la suite d’une décision de la Société

Lorsque la demande de remboursement fait suite à un jugement prononcé par un tribunal (parallèlement et sans égard au mode de production du chèque), les autorisations requises sont obtenues selon la progression suivante :

• moins de 200 $, auprès du personnel du Service aux particuliers ou du Service aux entreprises;

• de 200 $ à 3 000 $ : l’autorisation du gestionnaire du Service aux particuliers ou du Service aux entreprises est requise;

• plus de 3 000 $ : le remboursement doit être autorisé par le directeur ou la directrice de la Direction des opérations centralisées.

Lorsque la demande de remboursement émane du client, l’employé doit obtenir d’abord l’autorisation requise pour procéder au traitement de la demande. Les autorisations requises sont obtenues selon la progression suivante :

• moins de 200 $ : autorisation du personnel du Service aux particuliers ou du Service aux entreprises;

• de 200 $ à moins de 500 $ : autorisation du chef de division du Service aux particuliers ou du Service aux entreprises;

• de 500 $ à moins de 1 000 $ : autorisation du chef du service du Service aux particuliers ou du Service aux entreprises;

• 1 000 $ et plus : autorisation du directeur ou de la directrice de la Direction des opérations centralisées.

La Société demandera à tout intervenant responsable d’une saisie de véhicule pratiquée par erreur, autre que la Société ou l’agent de la paix ayant effectué la saisie, le remboursement des sommes payées pour ladite saisie de véhicule.