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DIRECTIVES SAAQ «   Protection vie privée «  

communication rens. personnels

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RÉSUMÉ
Pour la réalisation de sa mission, la Société doit recueillir et détenir une grande quantité de
renseignements personnels. Ainsi, la Société est sollicitée par plusieurs personnes ou organismes
qui souhaitent obtenir communication de ses renseignements, et ce, pour divers motifs. La Sociétédoit assurer à sa clientèle que les renseignements personnels qui nous sont confiés sont constamment protégés et qu’ils ne sont communiqués que dans un cadre légal et contrôlé. Ce contrôle s’effectue tout au long du cycle de vie des renseignements personnels dont la communication est une étape. Cette politique s’appuie sur la Loi sur l’accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès). Elle énonce


les principes et les règles encadrant la communication de renseignements personnels. Elle attribue également les responsabilités à chacun des paliers de l’organisation.


BUT
Cette politique a pour but de faire connaître les orientations et les principes directeurs de la Société en matière de communication de renseignements personnels effectuée dans le cadre de sa mission.


CHAMP D'APPLICATION
- Cette politique s’adresse à tout le personnel incluant les mandataires.
- Elle concerne tout renseignement personnel communiqué par la Société pour l’exécution de sa
mission, et ce, à l’aide de tout support : écrit (par formulaire), graphique, sonore (par
téléphone), visuel, informatisé ou autre.
- Elle s’applique à tous les champs d’activités de la Société.

(...)

PRÉALABLE

(...)

DÉFINITION
Renseignements personnels
Tout renseignement concernant une personne physique et permettant de l’identifier. Exemples :
N.A.S., N.A.M., nom, date de naissance, numéro d’identification personnelle, numéro de
réclamation, statut civil, adresse personnelle, numéro de téléphone, ainsi que les transactions
effectuées au dossier d’une personne physique et la confirmation de l’existence ou de l’exactitude
d’un renseignement personnel.

(...)

PRINCIPES GÉNÉRAUX

(...)

PRINCIPES DIRECTEURS
Le consentement
Le principe général implique que l'on obtienne un consentement valide de la personne concernée
avant de communiquer à des tiers des renseignements personnels la concernant.
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé prévoit les critères de validité du consentement. Il doit être donné par une personne capable d’exercer sa volonté, être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et la durée doit être reliée à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.

(...)

Dans tous les cas, à défaut d’utiliser un formulaire prescrit, le document constatant le consentement
doit être le plus précis possible c’est-à-dire qu’il doit :
- autoriser la Société nommément;
- préciser les renseignements à communiquer;
- identifier clairement le receveur;
- spécifier la finalité du consentement afin d’y relier la durée de validité du consentement;
- être signé par la personne concernée ou son représentant légal si la personne est dans
l’incapacité de consentir.
04.04.0
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 Société de l'assurance automobile du Québec, 2011
Même si la loi ne l’exige pas, un consentement écrit est privilégié, et ce, pour en faire la preuve, si
besoin est.

(...)

Registre des communications de renseignements personnels sans consentement
1. L’obligation de tenir un registre

(...)

2. L’accessibilité au registre
Le registre est accessible à toute personne qui en fait la demande ou qui désire le consulter
sur le site Internet de la Société.
À noter toutefois que l’accès à certains renseignements peut être refusé en vertu de certaines
dispositions de la Loi sur l’accès dont, notamment, le registre pour la communication de
renseignements personnels en vue de prévenir un acte de violence.

(...)

DIRECTIVES
 Avis de la Commission d’accès à l’information (CAI)

(...)

Responsabilités

(...)

RESPONSABILITÉ ADMINISTRATIVE
Le secteur de l’accès de la Direction des affaires juridiques est responsable de l’élaboration, du
suivi, de la mise à jour et de l’évaluation de cette politique.

(...)

 

 

Fichiers


voir le document à jour le 6 avril 2012

partagé par carmenf le 6 avr. 2012 · 160 téléchargements · 68 251 octets

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