7 CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS NOMINATIFS
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Tout renseignement nominatif identifié de façon à être retrouvé à partir du nom de la personne ou d'un signe propre à celle-ci (exemple: N.A.S., numéro de réclamation, etc.) ainsi que tout renseignement nominatif destiné à servir à une décision concernant une personne, doivent être classés. L'unité administrative qui en assure la conservation doit être dûment identifiée de façon à ce qu'il puisse être retracé en tout temps.
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Il convient de noter qu'aucun dossier secondaire sur une personne physique ne peut être constitué sans être identifié au calendrier de conservation.
L'ensemble des renseignements personnels détenus par la V.P.S.A. constitue un seul fichier sur la clientèle.
Les renseignements nominatifs conservés par la V.P.S.A. doivent être à jour, exacts et complets pour les fins auxquelles ils doivent servir.
Tout document contenant des renseignements nominatifs doit être conservé ou détruit de façon à protéger le caractère confidentiel de ces renseignements et à empêcher l'accès à des personnes non autorisées. Les bacs de traitement de documents confidentiels doivent être utilisés.
Aucun dossier d'indemnisation original ne peut être apporté à l'extérieur des bureaux de la Société, incluant les dossiers préarchivés conservés dans les locaux prévus à cet effet, sauf dans les cas d'une demande d'un tribunal.
Cependant, le conseiller en réadaptation, lors de rencontres à l'extérieur des bureaux de la Société, peut transporter les documents pertinents à ses activités. Les documents sortis des bureaux sont continuellement sous sa garde et il doit s'assurer qu'une personne non autorisée ne peut y avoir accès.